le mail semplici hanno lo stesso valore delle PEC?

24/07/2018
le mail semplici hanno lo stesso valore delle PEC?

Qualora si operi nel settore edile e si debbano inviare dei documenti ai propri clienti o fornitori di materiali, la classica mail rappresenta uno strumento quotidiano, ma attenzione al valore legale della mail semplice. Qualora si trasmettano comunicazioni importanti per il cantiere od il rapporto con il cliente/fornitore, meglio preferire la PEC, ovvero la Posta Elettronica Certificata.

La classica mail e la PEC, maggior sicurezza con la seconda.

Oggi le operazioni online, relative sia al settore edile che a diversi altri, vengono svolte quasi quotidianamente e molte di queste vedono protagonista l'utilizzo della mail; ma quella classica non riesce ad assicurare un risultato finale come invece accade con la PEC, ovvero la posta elettronica certificata la quale, invece, assume il ruolo di raccomandata virtuale.
Con questo tipo di mail, infatti, si ha la certezza del fatto che questa sia stata inviata e ricevuta da parte del cliente o del soggetto alla quale viene inviato un documento sfruttando tale strumento.
Di conseguenza sarà impossibile affrontare situazioni che, in passato, hanno reso fatto in modo che un imprenditore edile, ma anche altri, dovessero fronteggiare potenziali problemi come mancata comunicazione col cliente stesso o perdita della mail e mancata ricezione della stessa.

Maggior sicurezza sul contenuto dei documenti con la PEC.

Altro vantaggio che potrà essere conseguito con la PEC consiste nel fatto che un documento che viene inviato nel corpo del testo della mail non potrà essere modificato dal destinatario.
Questo grazie alla busta che virtuale che viene approvata appunto dal gestore del servizio, che permette quindi di far giungere a destinazione quel documento senza che questo possa subire delle modifiche particolari.
L'integrità viene quindi garantita da questo particolare servizio, che previene quindi situazioni dove la modifica del contenuto, in passato, ha generato non poche problematiche nei confronti degli imprenditori edili e non solo, che si sono ritrovati col dover fronteggiare situazioni dove i contenuti della mail venivano modificati per garantire un risultato positivo, durante la causa, al destinatario stesso.

Gli allegati e la PEC

Anche gli allegati assumono un grande valore all'interno della PEC ma attenzione: in questa tipologia di posta è possibile solo rendere nota la presenza degli stessi senza però fare in modo che il contenuto stesso possa essere conosciuto.
Questo tipo di problema potrà essere risolto semplicemente tenendo una copia dei documenti allegati che devono essere firmati digitalmente o copiando, con citazione del testo, il contenuto del documento all'interno del corpo della mail, offrendo quindi la massima trasparenza qualora dovessero nascere controversie col destinatario della posta.

La dimostrazione dell'invio e ricezione della PEC

Inoltre queste mail permettono anche di dimostrare l'avvenuta comunicazione con altri soggetti, cosa impossibile da effettuare con la classica mail.
Per certificare una mail inviata sarà necessario conservare la ricevuta di consegna avvenuta e il file postacert.eml, che contiene appunto il corpo dello stesso testo inserito nella mail, mentre per gli allegati occorre salvare il file daticert.xml.
Inoltre occorre stampare la documentazione che deve essere firmata elettronicamente.

Se invece si deve mostrare di aver ricevuto una mail con PEC, occorre solamente conservare la busta di ricezione, nella quale sono presenti entrambi i file, sia per il corpo della mail che per quanto riguarda gli allegati.

Questa operazione deve essere accompagnata dalla pulizia della casella postale PEC in maniera tale che i nuovi messaggi possano essere archiviati automaticamente dalla stessa e possano essere prevenute eventuali perdite dovute all'eccesso delle mail contenute nelle diverse cartelle virtuali.

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